セミナー会場探しのノウハウ
皆さんはセミナー会場を探すように上司や先輩社員に依頼された経験はありますでしょうか？
私ごとで恐縮ですが前職では数十人の小規模セミナーから400人近いイベントの運営に従事しました。今回は20～60名程度の中規模のセミナー会場を探すように初めて依頼された方を想定して会場探しから運営のノウハウをご紹介します。
セミナーに適切な会場の概略を検討する
仮に東京都内であれば主要ターミナル駅である、東京駅、品川駅、新宿駅、渋谷駅などが、また大阪であれば新大阪液、大阪駅、難波駅などが主要路線であるため来場が容易なことからセミナー開催の場所として人気が高いです。
セミナー講師への依頼する
セミナーのテーマや内容はすでに決まっているでしょうか？テーマが決まり次第、適任の講師にアサインする必要があります。人気の講師は半年前にはすでにスケジュールが埋まっており調整できないことも多々あります。早めのスケジュール確保がおすすめです。
会場の候補をネットで検索する
会場まで距離があると雨の中を傘を差しつつの来場や、暑い日や寒い日に長い距離を歩かされると会場に着くころには不快になることも...。
また、運営側は慌ただしい当日に来場者が迷われた場合、じっくりと案内をしている暇がありません。多少距離がある、分かりにくい場所にある場合は、主要な曲がり角などには案内のスタッフを配置するなどの配慮が必要になります。
会議室の種類について
セミナー会場となる会議室については大きく分けて３つのタイプがあります。
駅から会場までを実際に歩いて確認する
駅から実際に歩いてみて何分かかるを実際に測ってみましょう。また、最寄りの駅の出口は何番か、コンビニや看板など曲がる際の目標物の画像を撮影し把握しておく必要があります。画像は案内に使えますし、当日迷った来場者に案内をする際に便利です。
貸し会議室の下見・見積もりを検討し、予約する
本予約の前に会場を下見をお勧めします。実際に会場に足を運んでみて初めて分かる事が多々あります。
会場の本予約と場合によって事前支払をする
会場によって異なりますが、実際の利用日の前に請求書が届き事前に所定の銀行口座に入金を依頼してくる貸し会議室が殆どです。うっかり支払いを忘れると規定によりキャンセルになるので支払いの期日を把握しておいてください。
セミナー当日のプログラムの作成
全体の流れを把握し詳細なプログラムを作成する必要があります。司会進行の台本も必要になってきます。また、セミナー終了後のアンケートの実施や、終わった後のフォローなどの流れを作っておく必要があります。
セミナーの告知
ある程度当日のスケジュールや内容、場所が決まったらWebサイト等で告知をします。実際の参加者の募集の受付は一ヵ月前位から行います。告知の案内を書面やメールで早く送りすぎると無くしてしまったり、セミナーその物を忘れたりする可能性もあるのでタイミングが重要です。
会場備品のレンタルの手配をする
コピー機やコンビニの位置の事前確認
当日になって講師の都合により、配布印刷物の差し替えなどもあったりします。貸し会議室にコピー機が備え付けてあれば問題ありませんが、無い場合はコンビニに走る必要があります。当日急遽コピーをする必要があった場合のケースを想定しコピー機の有無、コンビニの位置を確認しましょう。
当日のお茶やお弁当、休息時のコーヒーの有無の確認と会場への依頼
貸し会議室ですと大抵ケータリング業者と提携しており昼食のお弁当をお願いすることができます。来場者にお弁当を用意しない場合、近隣の飲食店を利用してもらうこともできますが、都内であれば昼時は並ばないと食べられないこともあり、お昼の休憩時間が終わっても来場が戻って来ない事もあることから、例えば11時30分から休息を入れるなどランチの時間をずらす配慮が必要な場合もあります。
セミナー講師からの当日の配布資料、パワポデータを受け取る
事前にセミナー講師からパワポデータ等を受け取っておく必要があります。プロジェクターに接続するＰＣに事前にセットアップしておくのはもちろん、念のためバックアップ用にＵＳＢ等に入れて持参することをお勧めします。
当日の資料の事前準備
特にホテルなどは資料などの荷物を事前に送れば預かってくれる場合があります。出来れば重い資料などは事前に会場に送りたいところですが、預りができない、別途費用がかかる貸し会議室もありますので事前の確認が必要です。
また、宅配業者を利用する場合は余裕をもって送る必要があります。私の失敗談では、現地の業者のミスで会議が始まっても資料が届いていないケースがありました。念のため、資料を送る場合は伝票と宅配業者の連絡先を控えましょう。
セミナー講師への謝礼金、お車代の用意
当日に謝礼金やお車代を手渡しする場合は事前に準備が必要です。封筒は中身の透けない白封筒が無難でしょう。謝礼金とお車代は別々の封筒で用意します。可能な限り金融機関で新札を用意し、お札の顔が見えるように表向きに入れて持参します。領収書が必要な場合は忘れずに持参します。
持参物等をチェックする
名札、資料、受付のセットなど持参する物のリストを作っておき、漏れが無いかを前日に確認して用意 しましょう。当日は最終の確認して万全の態勢で会場に赴きます。
プロジェクターの設置位置、動作の確認
一番最初に行うべき備品のチェックはプロジェクターです。電源が入るか、問題なく接続できるかなどを確認します。実際に経験があるのが、プロジェクターのランプが消れていて映らない、パソコンの電源がなぜか入らない、等など当日の予測できないトラブルは尽きません。可能であればプロジェクターやパソコンに関してはバックアップ機を事前に用意しておくことをお勧めします。
マイク、ライト、ホワイトボードマーカーの確認
端の方でも確実に音声が届いているか等のマイクチェックをします。電池が切れかけていたりする場合も。講演中のライトの光量もチェックして下さい。パワポを投影しているときに全く手元が見えないでは参加者はメモが出来ませんし、食後は眠くなることも。改めてですがホワイトボードマーカーの適切な色の種類とインクが残っているかの確認をお願いします。
担当者を交えた打ち合わせ
司会、受付、駅から会場までの誘導担当者と最終の確認を行います。開演の一時間前には全員集合していることが望ましいです。
会場受付にて利用申し込み用紙に記入、鍵の受け取り
入場する時間の前に鍵の受け取りが必要です。鍵の受け渡しは事務局で受け取る場合と、暗証番号等の指定された手法で自身で開場する場合があります。
受付ブースの設置
名刺を受け取る際の「名刺盆」と頂いた名刺をいったん納める箱を用意します。また、来場者が来られた場合名刺を受け取り、参加者リストと付け合わせてチェックを入れます。個人情報ですので取り扱いは要注意です。
来場者の資料(お茶など)を机に配布する
資料やお茶などを手分けしてそれぞれの机の位置に配置します。もちろん受付ブースで手渡す方法もありますが、結構受付は対応でバタバタしているので事前に置いておいた方が無難です。
駅から会場への誘導員は所定の位置にスタンバイする
開演の２０分くらい前から来場者はやってきます。それまでに曲がり角等の要所にスタッフを配置します。案内のシートを携えて会場へ誘導します。
まとめ
ここまで、中規模のセミナー会場を探しから当日の運営までのノウハウをご紹介しました。
もし、会場探しを依頼されたら出来るだけ早く会場を確保することをお勧めします。場数を踏んでいるプロのセミナー講師や運営会社ほど１年前から会場を押さえ、周到に段取りをするのもそれだけ会場選びが重要だからです。
当日のセミナーは本当に予想がつかないことが起こったりします。パソコンの電源がなぜか入らない、マイクが途切れて音声が聞き取れない等、
ネガティブなことばかりですが、その様なことが起こり得ると想定して問題点を一つ一つ潰して行くことがセミナー成功の近道です。
是非、あなたのセミナー、イベントを万全の態勢で臨み成功させてください。