会議を活性化させる手法と用語を解説

何となく名前を聞いたことがあるが実際どういう意味かは曖昧な会議の用語。ここでは会議のやり方に関する用語の解説を通して、会議を活性化せるためのノウハウをご紹介していきます。

アイスブレイク

特に出会ったばかりの人達とリラックスした雰囲気で会議や商談を始めるのは難しいものです。「アイスブレイク」はその名の通り氷が解けるように、会議の前に人と人とのわだかまり解いてリラックスした雰囲気を作るための会話やミニゲーム、ちょっと変わったアプローチを指します。

会議や商談をスムーズに進めるビジネスパーソンはこの「アイスブレイク」を大切にしています。変わった所では大阪難波の貸し会議室ではハロウィンで使うコスプレの衣装をレンタルしており、コスプレをして会議に臨むというアプローチを提案していました。マンネリ化した社内会議も盛り上がりそうですね。

【参考】会議を活性化の仕掛けとは？難波御堂筋ホール

ワールドカフェ

ワールドカフェと会議の手法とは中々結びつきませんが、1995年にアメリカで開発された会議手法です。堅苦しい会議よりもオープンカフェのようにリラックスした空間でお互いの意見を出し合った方が発想も豊かになり、色々意見交換も活発化するという考え方に則っています。カフェのようなリラックスした雰囲気を出すため、テーブルには食べ物や飲み物が配置され飲食は自由にできます。

まず、参加者全員と話し合うべきテーマを共有します。４，５名程度のグループに分けて、共通の話題について議論します。そして指定の時間になれば一名を残して他のグループを再結成します。残った一名が新たなメンバーにどのようなアイデアや課題があったかを説明して、更に議論を深めていきます。それを何回か繰り返したのちそれぞのアイデアをまとめて発表し、アイデアの共有を行います。

ブレインストーミング

ブレインストーミングは1950年ごろに開発された会議手法です。よく会社などでも研修や会議などで「ブレスト」として皆さんも経験があるのではないでしょうか。集団発想法、課題抽出とも言われており、通常は５～７名多くとも１０名程度が一番効果があると言われる会議です。

このブレストでは４つのルールがあります。

①判断・結論を出さない

それぞれ自由なアイデアを出すことを優先し、それが実現可能かどうかの判断は次の段階とします。そこで結論を出してしまうとそれ以上はアイデアが出ることはありません。但し、可能性を広げる発言は良しとします。「開催までの期間が限られているが時間の問題はどうクリアするか？」などアイデアや可能性を広げる質問は歓迎されます。

②ユニークな意見を歓迎

誰もが思いつきそうなアイデアでは議論も深まりません。誰もが考えないような下らない、ユニークなアイデアは荒唐無稽で笑いものにされることもしばしばです。しかし、それら荒唐無稽のアイデアから広がる先に新しい可能性のあるアイデアが眠っているものです。相手のアイデアを比定するのでなくどんどん歓迎しましょう。

③「質」より「量」を重視

ブレストの真骨頂は兎に角多くのアイデアを出し続けることです。そして様々な角度から考えたところから新たなアイデアがまた生まれるはずです。

④アイディアを結合し発展

まったく別のアイデアを結合したり、分解して変化させたりすることで別のアイデアを生成します。この時に他人の意見に便乗することが歓迎されます。

最近では行政の首長でも「ロックダウン」「ステイホーム」等の横文字で表現する機会が増えました。会議の用語でも「ブレスト」「アイスブレイク」「ワールドカフェ」等、増えています。

恥ずかしい話ですが私自身、研修で「ワールドカフェ」形式で参加したのですが、「なぜ”世界のカフェ”がこの研修内容に関係するのだろう？」と毎回疑問に思いながら参加していたことを思い出します。是非、主催者は参加者に対して横文字を使いつつも、その用語の意味も伝えてください。そうすれば、参加者も趣旨を理解し積極的に会議に参加してくれるでしょう。