成功する社員総会とは

社員総会とは年に一度もしくは半年に一度開催されるイベントです。目的としては社員が一堂に会して会社のビジョンを共有し、モチベーションを上げる機会となり、通常は懇親会などのイベントを一緒に開催します。

会社の現状とビジョンの共有

前期の結果がどうであったか、現状の業績はどうなっているのかを発表することで、全社員が会社の状況を把握する機会となります。そして、今後どのようなビジョンで会社が進んでいくかを会社のトップを始め、部課長から具体的な目標を発表、そして役員から中長期ビジョンを発表してもらい、株主総会のように前期の結果から今後の目標、ビジョンを全社員が一堂に会し直接共有する重要なイベントとなります。

モチベーションの向上

通常はバラバラで仕事をしている社員が一堂に会することで、一体感を演出しビジョンや目標を共有することで組織としての一体感を醸成する機会となります。「〇〇事業部が大幅に目標をクリアーすることができた」「前期はこんな問題があったが来期に向かってはこんな改善を行いたい」「来期は自分の事業部が表彰されるように頑張りたい」など、顕彰や反省促し改善に向けて意思の統一を図ることでモチベーションの向上に繋がります。

会場選びについて

社員総会は年に一度のもしくは二度の重要な集いです。費用を掛けないのであれば社内の会議室で開催することもできますが、集まる社員にとっては何だか業務の延長の様な印象を与えます。 主催者にとって一番開催しやすいのはホテルの宴会場を利用することですが、やや費用が掛かることも。 最近は宴会のケータリングも可能な手ごろな貸し会議室を利用して社員総会を開催する企業も増えています。

遠方からの参加者について

全国に支店がある場合は、参加者の宿泊先を確保する必要があります。都内であれば2月の受験シーズンや旅行者が増えるシーズンはホテルを確保するのも困難ですので気を付けましょう。最近では特に首都圏では品川駅や東京駅、新横浜駅などの新幹線の駅に近いところで開催し、宿泊を伴わない形での社員総会や会議が増えているそうです。

当日のプラグラム

事業部が多い会社だと発表者によって時間を大幅にオーバーしてしまう可能性があります。外部の貸し会議室や宴会場であれば利用時間は決まっているため段取り良く進行していく必要があります。

また、各事業部からの発表は約10分程度にまとめてもらうと、要点がハッキリして聞き手も分かりやすいです。やたらと多いプレゼン資料は返って逆効果ですので数枚が良いでしょう。時間通りに進行するアイデアとして「卓上ベル」を司会進行が利用します。終了5分前には「チーン」と1回、終了1分前は3回鳴らすなどルールを決めておけば発言者が大幅に時間をオーバーすることなく進行できます。

社員総会のタイムスケジュールの一例

13:00 開場
13:30 社員総会開会
13:35 役員または代表者からの開会の挨拶
13:40 各事業の責任者からの前期の結果と今期の目標の発表
14:15 休憩
14:30 その他事業部からの結果報告
15:00 社長からの総括及びビジョン講話
15:15 休憩
15:30 基調講演及びイベント
16:30　講演終了、懇親会会場への移動
　

社員の表彰・顕彰でモチベーションアップ

「特に優秀な働きをした社員」「地味ではあるけど会社に貢献した管理部門のスタッフ」「特に優れた成績を残した事業部」等を表彰、顕彰します。やはり会社や皆に認めらるのは気持ちの良いものですし、自分もああなりたい！とモチベーションのアップにもつながります。また、成功の体験談やノウハウを共有できれば更に盛り上がります。

この「社員の表彰・顕彰」ですが、行うタイミングとしては社員総会後の懇親会で行うのが良いかと思います。前職の会社ではリラックスした雰囲気の懇親会で顕彰することでかなり盛り上がっていました。是非、参加者と主催者が共に満足し次回も参加したくなるような社員総会を開催してください。