会議がまとまる！再認識ホワイトボードの活用

最近ではペーパレス化や会議のＷｅｂ化でホワイトボードを使わない企業も増えてきたようですが、会議のファシリテーターにとってはホワイトボードもしくはそれを補う機能がないと会議を進行することが難しいと言います。もちろんプロジェクターを投影して資料の共有化はできるのですが、会議の重要なプロセスである意見を取りまとめて結論を導きだす作業は全く別の作業になります。会議進行のアナログツールの代表格ですが、改めて会議進行に重要なホワイトボード活用のメリットと利用テクニックをご紹介したいと思います。

意外に人は他人の話は聞いていない

自分自身を振り返っても感じるのが、会議の内容を全て聞いているか？というとそうでもない事もあります。「次はどんな発言をした良いだろう」「資料の段取りは問題ないだろうか？」等、次の段取りを考えていたりするからです。また、議論の内容が抽象的で論点がハッキリしていない時なども集中力を下げることで人の話を集中して聞いていない様な状態になります。

また、ホワイトボード活用による利点として会議によくある「空中戦」を回避することができます。何も書かずに会話だけで会議を進めると論点がボケて議論がかみ合わないことも起こります。そこでホワイトボードを活用することで現在の論点がハッキリしますし、仮に聞いていなかった人も話の流れに再度入るため内容をホワイトボードに記述しておく事は有効です。

「論点がズレてきた」「議論が行き詰ってきた」等、会議の進行をする上で様々な問題が発生します。ホワイトボードを活用することで議論の内容を視覚化することが出来、会議全体の進行をファシリテーターはコントロールすることができるメリットがあります。また、アイデアが煮詰まった時も単語や文章を結びつけて構造化することで新たなアイデアが生まれる時があります。

意見の発散と収束に活用する

意見の発散のときはどんどん書いていきましょう。発言の内容を取捨選択するのではなく箇条書きで良いのでドンドン記入していきます。発言者自ら記入してもらっても良いでしょう。意見の収束の時には情報の中身を理解し、情報をつなぎ合わせて構造化することで問題点がハッキリとして結論に導くことができるようになります。

脇道に逸れそうになったらパーキングロット(駐車場)を活用する

前職の重役が集まる会議でも多かったのが議論の最中に会長がふと「そう言えばその話って過去に似たケースがあったよね。あれっていつだっけ？」「似たケースだけど前回話した問題はどうなってるの？」等、議論とは少しずれた内容の問いかけをしてくる時がありいつの間にか議論が脱線、本来話したかった内容はなんだったのか、、、なんてことも度々ありました。

その様な直接議論に関係の内容が出たときにファシリテーターが良く使うテクニックとして「パーキングロット」という手法があります。その名の通り和訳で「駐車場」ですが、使い方はホワイトボードの片隅に「ＰＬ」書いておき(書かなくても良いですが)メモるスペースを用意しておきます。議論が脱線しそうなったらファシリテーターはは慌てることなく「なるほどその様な意見もありますね。後ほど議論したいと思いますので少し脇に置いておきましょうか」とＰＬのスペースに記述しておきます。そうすると「あなたの話をちゃんと聞いていますよ」という相手への意思表示になりますし、議論すべき本線に話題を戻すこともできます。

意外に重要なホワイトボードのマーカー

いざホワイトボードに文字を書こうとすると擦れて文字が書けない、キャップが外れない、すごく小さなことですが会議の進行に支障をきたすこともあります。セミナーでいうとマイクにスイッチを入れても声が擦れて聞き取れない状況と同じです。会議の生産性を上げるにはマーカーの金額など微々たるものです。会議の前にはちゃんと文字が書けるか確認して、擦れているマーカーは躊躇なく捨てましょう。

会議の最後は結論を確認

会議で最も重要なのが結論を出し皆でそれを共有することです。具体的には「誰が(When)やるか？いつまで(Who)に何を(What)を実行するのか」を記入することでお互いに結論を認識します。黒マーカーのみでも良いですが、結論や問題点など重要事項は赤のマーカーで文字を書いたりラインを引いて、検討課題やアイデアなどは青や緑などのマーカーを活用すると何が結論なのかが明確になり、皆の中での認識が更に上げるでしょう。Ｗｅｂ会議であればホワイトボードの機能で文字の色を変えたり強調文字を使うことで応用が可能です。

以上がホワイトボードの活用の仕方でした。最近はペーパレス化やＷｅｂ会議が増えているため化でホワイトボードの出番が減っているようですが、ホワイトボードを使わなくてもそれをデジタルの分野での応用は可能だと思います。例えば議事進行はプロジェクターを使いつつ、論点をまとめたりアイデアを書き加えるのにホワイトボードも並行して活用する方法もあります。また、Ｗｅｂ会議を推進しているが中々議論がまとまらない、結論を出すのが難しいと感じられましたら是非、ホワイトボードの機能を活用されてはいかがでしょうか？